UJIAN DASAR KOMPUTER KELAS A
FAKULTAS PETERNAKAN – UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Nama : Dhika Yomika Primacitra
NIM : 0610520018
DESKRIPSI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan solusi aplikasi yang mampu mengintegrasikan berbagai divisi atau unit di dalam perusahaan berdasarkan proses bisnis yang dikehendaki. Tujuan penerapan ERP di perusahaan adalah terciptanya optimalisasi dalam pengelolaan sumber daya yang dimiliki perusahaan, misalnya dalam hal informasi, biaya, tenaga kerja, material, bahan baku, mesin-mesin produksi, produk jadi, dan lain sebagainya. Sedangkan proses bisnis yang dimaksud di sini, antara lain, proses pengadaan, penyimpanan, distribusi, pemasaran, penjualan, perencanaan, dan sebagainya.
Enterprise Resource Planning System atau biasa disingkat dengan ERP merupakan sebuah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur maupun perusahaan jasa dalam mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis perusahaan tersebut.
PERUSAHAAN atau SUATU INSTANSI MENERAPKAN ERP, dengan cara :
Aplikasi ERP pada dasarnya bekerja berdasarkan proses yang berkaitan dengan mekanisme penciptaan informasi dan penyebarannya ke berbagai entitas organisasi yang membutuhkannya. Ambil contoh implementasi solusi ERP untuk mengitegrasikan lini produksi, pemasaran dan akuntasi pada PT Sinar Sosro yang memproduksi minuman Teh Botol Sosro. Dari proses yang serba manual Sosro menerapkan sistem informasi perusahaan terpadu berbasis teknologi informasi ini. Hasilnya, pengambilan keputusan menjadi lebih cepat karena ditunjang data – mulai dari data permintaan pasar, persediaan barang hingga produksi – yang mutakhir dan akurat. Kinerja produksi dan penjualannya terus melejit sementara biaya bisa ditekan.
Setelah solusi ERP diterapkan, banyak perubahan mendasar yang terjadi di tingkatan operasi dan administrasi. “Dulu perlu waktu lama untuk sekadar mendapatkan data terbaru perusahaan, kini semua data bisa diperoleh dengan cepat,” ungkap Hugo. Proses konsolidasi antar pabrik dan antar unit distribusi pun bisa dijalankan secara efisien. “Kami bahkan mampu menargetkan sebelum tengah malam data dari seluruh unit produksi sudah masuk,” jelasnya. Dengan demikian manajemen di kantor pusat bisa mengetahui perkembangan yang terjadi di setiap pabrik sepanjang hari itu.
Salah satu kendala yang dihadapi perusahaan saat menerapkan solusi ERP adalah kesiapan SDM dalam menjalankan berbagai prosedur baru yang selaras dengan tujuan pencapaian efisiensi di perusahaan. Namun, jika solusi ini diimplementasikan dengan tahapan-tahapan yang pasti, disosialisasikan dengan baik, dan didukung sepenuhnya oleh jajaran manajemen dan karyawan, maka solusi ini mampu mengintegrasikan proses bisnis secara efektif dan efisien, sehingga kinerja perusahaan pun akan meningkat.
DAMPAK PEMANFAATAN ERP :
1. Data online/real time untuk seluruh fungsi dalam perusahaan.
2. Standarisasi dan akurasi data.
3. Mempermudah tugas-tugas managemen sehari-hari dalam pengambilan keputusan dan melakukan fungsi managemen yang meliputi diantaranya perencanaan, pengorganisasian, pengawasan dan pengendalian.
4. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi melalui alokasi sumberdaya perusahan secara optimal
5. Menghasilkan analisa dan laporan untuk perencanaan jangka panjang.
Beberapa alasan bagi perusahaan untuk mengimplementasikan ERP adalah (O'Leary, 2000):
1. ERP mengitegrasikan aktivitas perusahaan
2. ERP memberikan kesempatan untuk mengadopsi best practice
3. ERP memberikan kemampuan standarisasi dalam organisasi
4. ERP menghindarkan terjadinya information asymetry
5. ERP menyediakan informasi secara real-time dan on-line
6. ERP memberikan keleluasaan untuk mengakses data perencanaan dan controlling secara simultan
7. ERP memberikan fasilitas komunikasi dan kolaborasi di dalam satu perusahaan
8. ERP memberikan fasilitas komunikasi dan kolaborasi antar perusahaan
Keuntungan yang akan diperoleh oleh perusahaan bila menggunakan sebuah sistem ERP, antara lain adalah penurunan inventori, penurunan tenaga kerja, peningkatan service level, peningkatan kontrol keuangan serta penurunan waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan sebuah informasi. Tetapi selain keuntungan tadi sebuah perusahaan harus berani mengambil resiko yang mahal apabila sistem ERP yang digunakan tidak sesuai dengan perusahaan penggunanya.
Salah satu perusahaan yang berhasil menggunakan sistem ERP dalam unit usahanya ialah Astra International dengan mengimplementasikan SAP yang dimulai pada sekitar tahun 90-an. Memang pada umumnya ERP System didominasi oleh produk package SAP-OracleDB-Unix yang memang sudah mempunyai pengalaman yang baik dalam bidang manufacturing yang merupakan cikal bakal dari ERP itu sendiri.
Keuntungan lain, perkakas manajemen yang menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh, berkemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan, mengadopsi proses-proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan, dan mengintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan; sales, marketing, manufacturing, operations, logistics, purchasing, finance, new product development, dan human resources; sehingga bisnis dapat berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang tinggi, biaya dan inventory yang lebih rendah, dan menyediakan dasar untuk e-commerce yang efektif.
FAKTOR PENDUKUNG ERP
Syarat sukses memilih ERP, diperlukan :
Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar
2. Experience
Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan
3. Knowledge & Experience
Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan
Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup
Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP
Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple
Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP
Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software.
KELENGKAPAN YANG TERDAPAT DALAM ERP
Local Software and Customizable
Perangkat lunak ini selain dirancang sesuai dengan standard software ERP internasional tetapi juga sangat memperhatikan aspek dalam lingkungan bisnis Indonesia dan telah sangat sukses diimplementasikan pada perusahaan perusahaan di Indonesia. Dibandingkan software sejenis yang dikembangkan dari luar negeri, software ini jauh lebih mudah diimplementasikan hanya membutuhkan waktu 3 - 6 bulan karena pengembangkannya sudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Indonesia (applicable) dan masih dapat dimodifikasikan lagi sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda.
Cost Efficiency
Penerapan software ini lebih murah dibandingkan dengan software sejenis dari luar negeri.
Upgradeable
Software ini secara berkala dapat diupgrade sesuai dengan perkembangan teknologi terakhir dengan biaya yang efisien dan waktu yang singkat.
User add-in development
Software ini dirancang agar user dapat membuat menu-menu tambahan sendiri baik berupa form maupun report yang dapat dintegrasikan secara penuh dengan sistem utama.
Maintenance and Implementation support
Didukung oleh staf yang berpengalaman dalam mengembangkan dan menerapkan software dari latar belakang bidang yang berbeda baik bidang IT, akuntansi, produksi management, marketing dan lain-lain.
Online Support
Maintenance dapat dilakukan secara online menggunakan jaringan telekomunikasi.
Multi User / Local and Wide Area network
Dapat digunakan oleh banyak user secara bersamaan dalam suatu jaringan baik Local Area Network atau Wide area network. Untuk lokasi yang berbeda baik dalam kota antar kota yang berbeda dapat diintegrasikan. Misalnya lokasi pabrik dan lokasi kantor atau cabang.
Multi Currency
Dapat menggunakan banyak jenis mata uang yang akan dikonversikan langsung pada mata uang dasar laporan keuangan.
Multi Company
Dapat menggunakan lebih dari satu company dalam satu database yang sama dan menghasilkan laporan terkonsolidasi.
User Friendly
Menu dan toolbar yang sangat mirip dengan Microsoft excel dan Microsoft Word membuat software ini sangat cepat untuk dipahami dan digunakan oleh user pemula sekalipun.
Multi Output
Seluruh ouput / report dapat diexport ke file Microsoft Excel, Microsoft Word, Html dan dapat diemail langsung juga dapat di fax.
Stability
Database sangat stabil dan tidak mudah rusak walaupun terjadi pemutusan listrik mendadak. Fasilitas backup data secara automatis dan dapat dilakukan ke harddisk, tape maupun ke media lainnya.
Security
Setiap user memiliki password dan diatur hak pemakaiannya untuk setiap modul, sehingga user hanya dapat menggunakan menu-menu yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya saja. Setiap transaksi juga mencatat nama user yang melakukan perubahan dan penambahan data.
Windows Version
Software dibangun dengan plat form windows. Dapat dijalankan pada windows 98, Windows NT, Windows XP, windows 2000, windows 2003. Dengan bahasa pemograman OOP ( Object Oriented Programming ) dan database SQL Server.
Client Server
Menggunakan database dengan berbasis SQL Server 2000 sehingga dapat digunakan untuk user yang tidak terbatas dan database yang besar dengan performance yang baik.
GAGALNYA ERP
- Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
- Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
- Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
- Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:
- Kurangnya komitmen top management
- Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)
- Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
- Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
- Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
- Kesalahan penghitungan waktu implementasi
- Tidak cocoknya software dgn business process
- Kurangnya training dan pembelajaran
- Cacatnya project design & management
- Kurangnya komunikasi
- Saran penghematan yang menyesatkan
SOFTWARE ERP
Beikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source
